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办公室收纳--纸质文件的收纳整理

来源:东莞市文瑞文具有限公司   发布时间:2018-02-03   点击量:3091

    办公桌作为工作的战场,很多时候都会变得一团乱,而大部分情况中的根源是文件多、杂、乱。

    后来抽屉和文件夹变成了文件们的“避难所”,只要有放着碍眼的就塞进文件夹和抽屉,那时候还觉得这个文件夹买的很值,结果时间久了,文件又成灾了!

    除此之外,最让人恼火的,是某一天想找一个文件,却一直没想起放在哪儿,结果又把文件都翻一遍,甚至还使让旁边的同事无法安心工作。让文件资料不再堆积如山!你该这么做!

    办公室收纳的根本目的就是提高工作效率,所以对于文件的收纳整理就围绕着方便拿和快速找两个维度进行。

    利兹·达本波特在其畅销书《致办公室总是乱七八糟的你》一说中说:“一个现代商务人士,平均每天会接到大约190种信息,一年花在找东西上的时间大约是150小时。”

    如果按照每天工作八小时来计算,也就是说一个人把工作一年中19天的工作时间拿来找东西,而这个时间是我们总工作时间的十三分之。年工作日计算:365天/年 -104天/年(休息日) -10天/年(法定休假日)=251天/年÷19天/年 ≈ 13 如果我们将这部分时间用于休息和充电会不会更好呢?

    下面就进入办公室收纳——纸质文件的收纳整理。

    顾名思义,纸质文件就是我们桌面上目之所及的纸质物品,可能包括合同、账单、企划书、书籍、杂志、DM单、笔记本等。这些资料并非是固定不变的,而是在日积月累中不断增加,而之后的情况也是这样。所以为了金贵的重要信息不被埋没,宝贵的时间不被浪费在找东西上,我们开始对纸质文件进行收纳整理。

    收纳整理的步骤一如往常:分类 — 整理 — 收纳 — 保持。这次还要着重提一下“断舍离”,也就是 “废弃文件” 的处理。

    处理掉无用的文件,把空间留下给有用的物品。办公室不像家里,可以随意增添摆设,随意改造,而且空间大小也是固有的。在这些局限下,就注定我们要限制住物品的数量,不要将多余的东西留在办公桌上。

    首先,将文件全部放在桌面上,进行物品选择。

    接下来要做的是分类,因为每个人的工作性质不同,所需的文件不同,所以分类方法也会不同,大家就按照自己的需求选择不同的分类方法。

    一次分类

    1、正在用的文件待完成的工作所要用到的资料

    2、需要保存的文件合同、项目策划书这一类需要存档的文件需要妥善保存好;珍贵的材料,在其他途径上已经无法获取的资料……

    二次分类

    统一文件大小,将一次分类的文件根据文件尺寸进行二次分类,一般文件都是A4纸大小的文件,但也有一些票据、账单的尺寸比较特殊。如果你的文件大小都相似,或者你已经把不规则尺寸的文件都统一了,但这一次分类可以忽略。也可以把不同的文件装进不同颜色的文件夹内,并添上备注标签。

    处理大小不一的文件,一方面可以用回形针夹在相关文件中,也可以用订书钉定在相关文件中。或之间放在有分层的塑料透明文件夹中。放在相关文件中和透明的文件夹中都是为了便于寻找,达到提高效率的目的。 其他分类:按照项目类型划分按照内容划分(如报表、合同等)按照日期划分按照客户名称划分 ……

    收纳整理的目的是为了方便寻找,所以,不要给自己设定特别复杂的收纳规律。找到最容易记住,最方便使用的才是王道。你可以给自己一个设定,比如说,合同都放在黑色的文件夹内。

    给装有不同类型文件的盒子一个固定位置。根据使用频率,将正在用的文件放在桌面文件夹内,已完成需要保存的文件放在抽屉中层收纳,如没有抽屉可以准备一个小的箱子,放在办公桌下面靠近桌壁的角落里。 而放在桌面文件夹内的文件,需要按照使用频率摆放,把最常用的放在最靠近自己的位置。



    对于保存已完成的文件,我一般是按照时间的先后顺序摆放。最好,在竖立摆放的文件上方用标签纸贴上时间。或做一个表格记录好自己的文件存档方式,这样更便于快速寻找文件。

    文瑞办公文具温馨提示您:

    1、能用电子版的尽量不要打印成纸质的。

    2、定期清理,保证文件的最高价值。

    每完成一项工作就把不要的文件清理掉。还要每个月按时更新保存的的那些文件,避免旧的、不需要的文件沉积。

    上述关于办公室收纳--纸质文件的收纳整理资讯信息文瑞PP文件夹厂家就分享到这啦,如果你想更多关相关资讯,可进入东莞市文瑞文具有限公司官网内部查询搜索,文瑞将竭诚欢迎您的到来。

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